Quelles sont les règles générales pour adresser un message ?
Un communiqué de presse, un compte rendu de réunion, un appel téléphonique, par exemple, sont tous des messages. Tout le monde dans une association en envoie. Qu’ont-ils en commun ?
Un message est une initiative
Son auteur-e crée une situation de communication avec un destinataire dans une intention précise, avec un projet explicite (invitation à une réunion, demande de local...). L’enjeu, pour l’auteur-e, est de se faire comprendre par le-la destinataire, et de susciter une réponse.
Un message est clair
Son contenu répond sans ambiguïté aux questions suivantes :
- Quoi ? (de quoi s’agit-il ?)
- Qui ? (qui est l’auteur ?)
- A qui ? (qui est concerné ?)
- Pourquoi ? (dans quel but ?)
- Où ? (dans quel lieu ça se passe ?)
- Quand ? (Ã quel moment ?)
Ces réponses sont importantes pour l’auteur-e, elles lui apporteront les éléments du contenu et des indications sur la manière de faire passer son message.
Un message emprunte un ou des moyens de communication
De vive voix, par courrier, par voie de presse, par affiche, par flyers, dans telle ou telle langue... Le choix du ou des moyens dépend de nombreux facteurs : caractère officiel ou non du message, les délais à respecter, circonstances de lieu, connaissances du statut et des habitudes du ou des destinataires, matériel à disposition... Il s’agit de choisir le ou les moyens adaptés à la situation. Et ces choix sont déterminants pour décider de la forme du message.
Un message a une forme
Il est oral ou écrit, sur papier à en-tête, par courriel, sur papier libre, sous pli fermé ou comme circulaire, dans un vocabulaire simple ou dans un langage spécialisé, fait de phrases courtes ou longues, avec ou sans illustration... Il prend la forme qui sert au mieux le message et qui en facilite la compréhension.
Ainsi, ces quatre caractéristiques (la prise d’initiative, la clarté, le moyen et la forme), communes à tous les messages, se réalisent différemment à chaque nouvelle situation de communication.
À la faveur des événements qui se répètent régulièrement (réunions, communiqués de presse, invitations...), les « trucs » qui marchent deviennent des habitudes et créent progressivement des signes distinctifs propres à l’association : un style immédiatement reconnaissable.
En savoir + :
Associations mode d’emploi n°125 – janvier 2011
Quelles démarches doit entreprendre une association pour publier son journal ?
Liberté de publication
Toute presse relève de la loi du 29 juillet 1881 relative à la liberté de la presse : « Tout journal ou écrit périodique peut être publié sans autorisation préalable et sans dépôt de cautionnement... »
Cette loi édicte les règles à suivre par les éditeurs et les imprimeurs :
Avant la parution du premier numéro
- Un-e directeur-trice de publication doit être choisi-e. Cette personne doit être majeure et jouir de ses droits civiques. Elle est civilement et pénalement responsable de l’ensemble de la publication.
- Une déclaration « d’insertion de paraître » doit être adressée au parquet du Tribunal de Grande Instance du lieu d’impression, sur papier libre, en 3 exemplaires dont un timbré (timbre fiscal). Elle est signée par le directeur ou la directrice de la publication et indique : le titre du journal et sa périodicité, les noms, prénoms, date de naissance et domicile du directeur de la publication, le nom et l’adresse de l’imprimeur.
- Dans le cas d’une publication destinée à la jeunesse, une déclaration similaire doit être faite au ministère de la justice en cinq exemplaires.
À la parution du premier numéro
- Dépôt légal à la préfecture (un exemplaire) ;
- Dépôt légal à la bibliothèque nationale ou dans les bibliothèques régionales agréées (quatre exemplaires), accompagné d’une demande d’attribution de numéro ISSN (International Standard Serial Number) ;
- Dépôt spécial des publications destinées à la jeunesse au ministère de la justice.
Pour chaque parution
- Dépôt légal et dépôt spécial publications jeunesse.
Toute publication périodique est soumise à un régime fiscal qui varie selon l’inscription, ou non, à la Commission paritaire des publications et agence de presse.
Les mentions suivantes doivent figurer obligatoirement sur chaque numéro, sur la une ou à l’intérieur au sein « de l’ours » (espace réservé aux mentions légales) : nom du-de la directeur-trice de la publication, du-de la directeur-trice de la rédaction, date du dépôt légal, numéro ISSN, le numéro CPPAP s’il y a lieu, le tarif de référence si le journal est payant, la périodicité et la date de parution du numéro, le nom et l’adresse de l’imprimerie.
Liens utiles
- Bibliothèque nationale Régie du Dépôt légal, département des périodiques - www.bnf.fr
- CPPAP (Commission paritaire des publications et agences de presse) - www.cppap.fr
- INPI (Institut national de la propriété industrielle) - www.inpi.fr
- Numéro ISSN - www.issn.org
En savoir + :
Mémento pratique Francis Lefèbvre Associations, fondations, congrégations 2010-2011
Comment concevoir et réaliser une newsletter?
La newsletter se conçoit en apportant les réponses aux questions suivantes :
- Qui seront ses lecteurs : les adhérents-e ou un public plus large ?
- Dans quels buts : la présentation et la promotion des activités de l’association, le support des idées et des opinions exprimées dans l’association, une publication de connaissances et d’informations générales ?
À partir des réponses apparaîtra la formule la mieux adaptée : une lettre d’information, un bulletin interne, ou un magazine à diffusion plus large. Et ces réflexions fourniront une première approche du titre, de la ligne éditoriale (définir le ton et les priorités), et de la maquette (nommer et lister les rubriques).
Viennent alors les questions que posent les moyens de réalisation et les décisions à prendre :
- Les choix qui ont des répercussions dans l’organisation de l’association : la constitution d’une équipe de rédaction, la désignation d’un-e directeur-trice de la publication, l’appel ou non à des professionnel-les (journalistes, maquettistes...) ou à des services extérieurs (imprimerie), création d’un fonds de documentation.
- Les choix qui ont des conséquences budgétaires directes : le nombre de pages, la périodicité, le tirage, l’impression, la diffusion (gratuité, vente publique ou abonnement). Pour se décider, il ne faut pas hésiter à demander des devis aux imprimeurs.
L’équipe de rédaction prend alors en charge la réalisation. Elle conçoit la forme définitive de la newsletter :
- Le choix de la ligne éditoriale, en tenant compte à la fois des lecteurs et de l’objectif.
- La maquette en fixant le nombre et la nature des rubriques, le style de mise en page.
Elle prend la responsabilité du contenu de chaque numéro en collectant ou en rédigeant les articles, les reportages, les informations.
Pour assurer la durée de la parution, quelques règles sont à respecter :
- La régularité de la parution : tenir les délais de la périodicité déclarée.
- La lisibilité de la maquette : aération de la mise en page, simplicité (se contenter au plus de deux polices de caractères, par exemple).
- La stabilité de la maquette et de la présentation.
- La vérification des informations publiées.
- L’actualité et la pertinence des informations au moment de la parution.
Pour les newsletters par internet, il est impératif de donner la possibilité aux personnes la recevant de se désabonner (Loi « Informatique et libertés »).
Comment préparer un flyer, une affiche, une plaquette de présentation ?
Tous ces moyens de communication externe ont en commun de s’adresser à un public large. Ils peuvent être utilisés dans la même opération, pour diffuser un même message, mais sous des formes différentes.
Un flyer est une déclaration
Texte court, il ne démontre pas, il n’explique pas, il affirme et invite à réagir. Texte aéré, il se compose de plusieurs paragraphes, avec une seule idée par paragraphe. Le texte enchaîne les affirmations comme des évidences. Les phrases sont courtes et les mots courants, non spécialisés. Les renseignements utiles (adresse, date...) sont mis hors texte, le lecteur ne doit pas avoir à chercher cette information. Le flyer doit être signé, le nom de l’imprimeur doit y figurer, ainsi que le logo de l’association et des partenaires.
Une affiche est un signal
Conçue pour être vue de loin, l’affiche est signal d’un événement ou enseigne d’un établissement (un local, un stand, un service...), mais surtout le signal d’une seule chose.
La composition de l’affiche joue sur le graphisme du texte et sur l’image, séparés ou fondus l’un dans l’autre, pour suggérer sans ambiguïté une idée sans la nommer ou pour mettre en image des mots abstraits. Les renseignements utiles (adresse, date, tarifs...) doivent être bien lisibles, bien en évidence pour être enregistrés par le regard qui parcourt l’affiche.
La plaquette de présentation est une description qui va à l’essentiel
Sous la forme de dépliant ou de petite brochure (au-delà de douze pages, elle n’est pas lue jusqu’au bout), elle présente plusieurs éléments d’un même ensemble : les activités d’une association, le programme d’une manifestation, la visite d’un lieu ...
Chaque information doit être bien séparée des autres pour éviter les confusions (une par page ou demi page), elle peut être illustrée par une photo, une image pour aérer un texte simple et clair : il s’agit de nommer, de caractériser, et de donner des renseignements précis (du type adresse, numéro de téléphone, heures d’ouverture ou de permanence, nom du responsable, tarifs...).
Chaque page contient un rappel de la raison de cette plaquette, par exemple en haut ou en bas de page avec un logo, un sigle, un titre...
En cas de recours à un professionnel, il est utile d’aborder la question de la cession ou non des droits de la propriété intellectuelle dans le contrat.
Conformément au principe du droit à l’image, l’utilisation de photos ou de vidéos de personnes sur les supports de communication (affiches, plaquettes de présentation, site internet etc) requiert l’autorisation des personnes en question. Il est donc fortement conseillé de demander une autorisation écrite de photographier, de filmer et de publier ces supports, notamment lorsqu’il s’agit de mineur-es (autorisation parentale requise). Cette autorisation écrite doit être signée, datée et doit préciser pour quels types de support et dans quel cadre les photos ou films peuvent être utilisés.
En savoir + :
Associations mode d’emploi n°116 – février 2010